非対面営業のススメ 〜Google Meetで始めるウェブミーティング〜

2020年04月30日

東集は昨年よりシステム化、モバイル化をすすめておりました。

全従業員へスマートフォン、ノートPC配布を配布し、業務システムのクラウド化を完了しています。

ご同業の皆様も制約の多い中での営業、業務進行に苦労されていると思います。

図面を見ながら話をしようと思うとどうしても「対面」になりますが、移動時間も含めて双方の負担は少なくないと思います。

かといってメールだけでは時間がかかってしかたない。。。。

良いところ取りをしたのが「ウェブミーテイング」という選択肢になります。

手軽に始める非対面営業 

「何か大掛かりなシステムなど準備が必要なのでは?」と心配されるかもしれませんが、実は簡単に始められます。


必要な機材は

  • ネット環境

  • パソコン もしくは スマートフォン

  • イヤホン

※イヤホンはなくても良いですが、聞き取りやすさを考えるとあったほうがいいです。


じつはこれだけでネットミーティングは始められます。

必要なミーティングシステムは、東集側でご用意できます。

お客様には、そのシステムに「参加してもらうだけ」です。

東集の場合はGoogle Suite Businessを契約していますのでGoogleのサービスを利用できます。今回は「Google Hangouts Meet(ぐーぐる・はんぐあうと・みーと)」によるウェブミーティングの開始手順をご案内します。

Google ウェブミーティングの手順 

1.(東集側作業)ミーティングルームの作成

お客様とお話する「部屋」を作成します。
Meet - Google
こちらのサイトから「部屋」を作成することができます。


1-1. 部屋の作成

お呼びするほう(この場合は東集)側で、GoogleMeetに「ミーティング用の部屋を作成」します。

画面上の「ミーティングに参加または開始」を押します。


1-2. 部屋の名前をつけて作成

任意の部屋の名前をつけて、「続行」ボタンを押します。

部屋名は一時的なものなので、保存はされません。お好きな名前を繰り返しつけてもらっても大丈夫です。


1-3. ホスト(東集)側が部屋に入室

東集側担当者が先に部屋に入室します。


1-4. 部屋情報の入手

部屋に入室すると「その部屋だけの一時的なURL」が画面上に表示されます。

URLは部屋を作り替えるたびに変わるので、無関係な人が誤って入室するといった問題は発生しません。

URLを知っているひとだけが、部屋への入り口を知ることになります。

※この時点ではホスト(東集担当者のみ)というわけです。


1-5. 部屋情報のご案内

部屋への入り口(URL)をメールなどでお客様にご案内してください。

2.(お客様側作業)ミーティングルームへの入室

ゲスト側(お客様)は、URLが届きましたら、

①URLリンクをクリックし画面を開いてください。

②お客様のお名前を入力してください。

③参加リクエストボタンを押してください。

 参加承認がされるまで、そのままでお待ちください。

3.(東集側作業)参加承認

お客様のほうから「参加申請」が実行されるとホスト(東集担当者)側画面には、上記のようにポップアップ表示がされますので、お名前を確認し「承諾」ボタンを押してください。

※必ず「誰かが入室しようとしてるけど、入れていいですか?_」といった確認がはいりますので、セキュリティ的にも安心です。

4.ミーティング開始

あとは画面を見ながらお話していただければ、対面でお話しているのと変わりなく打ち合わせすることが可能です。 

図面や画面の共有も可能

打ち合わせをしていると、同じ図面を交互に見ながら話す場面もあると思います。
GoogleMeetでも「今見ている画面を表示させて、同じ情報を見ながら話す」ことも可能です。

画面の共有の仕方

ミーティングルーム内にある「今すぐ表示」ボタンを押してください。

そうすると選択肢が表示され「全画面」を共有するか、「ウィンドウ」に固定して共有するかを選択できます。


・「全画面を共有する」

  全画面とはパソコンモニターに写った状態をそのまま共有することになります。

  こちらの選択にしておくと、業務上社外に出せない情報や、お客様にとって不要な情報など

  もうっかり映ることがあるので避けた方が無難です。


・「ウィンドウ」

  ウィンドウを選択すると、特定のアプリケーションのみを画面共有することができます。

※スマートフォンではさすがに小さくて見えないということはあると思います。ご了承ください。

現に、東集の各営業部の週次ミーティングなどはGoogleMeetによってほぼオンラインで完了しておりますが、移動時間などにコストをさくことなく効率をあげることができています。

遠方のお客様との打ち合わせも対応します 

最近はウェブサイト経由であったり、ご紹介いただくお客様が遠方の場合も増えてきました。東集では距離を感じさせないコミュニケーションが実現できています。 

こんな時だからこそ出し惜しみしない 

いろいろな制限がかかっている中、建設業界の皆様は日々ご苦労されていると思います。

今回は、東集のメンバーに使い方を知ってほしく記事にまとめましたが、他社様にも当社がもつナレッジを知っていただき、非対面による打ち合わせを気軽に試していただきたくBlogとして公開しました。

弊社の場合はGoogleSuiteを契約してあるので上記手順となりましたが、無料版のGoogleアカウントも同じように、オンラインミーティングはできます。

みなさまもこの制限をチャンスと捉え、オンラインミーテイングを営業ツールとして導入してみるのはいかがでしょうか?

特別なツールや、特別なシステムは必要ありません。

弊社とのオンラインミーティングを体験いただければ便利さが伝わるとも思いますのでお気軽に、弊社メンバーとのミーテイングをお申し込みください。